Protokolle der Gesellschafterversammlung

Ins­besondere bei GmbHs, bei denen alle Anteile innerhalb einer Familie gehalten werden oder bei denen sämtliche Gesellschafter im Unternehmen mitarbeiten, finden ­immer wieder 'spontane' Gesellschafterversammlungen statt. So werden zum Beispiel beim gemeinsamen Mittagessen wichtige Entscheidungen getroffen, wie etwa die Erhöhung von Geschäftsführergehältern oder Gewinn­ausschüttungen. Vergessen wird dabei häufig, diese ­Gesellschafterversammlungen bzw. die gefassten Beschlüsse ordnungsgemäß zu protokollieren, was bekanntlich immer wieder zu steuerlichen Problemen führt. So kann bei fehlender Dokumentation der Erhöhungsbetrag einer auf diese Weise beschlossenen Gehaltserhöhung für den Gesellschafter-Geschäftsführer vom Finanzamt als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) angesehen werden, da der Nachweis erschwert wird, dass diese auf einer klaren und im Voraus getroffenen Vereinbarung beruht. Kommt es zu Streitigkeiten unter den Gesellschaftern, droht gegebenenfalls sogar eine Rückforderung des Er­höhungsbetrags. Daher sollte bei Gesellschaften jeglicher Rechtsform darauf geachtet werden, dass Beschlüsse der Gesellschafterversammlung sorgfältig protokolliert und die gesetzlichen bzw. gesellschaftsvertraglichen Anfor­derungen erfüllt werden. Hierzu kann je nach Satzung der Gesellschaft auch gehören, dass nicht anwesende ­Gesellschafter nachträglich die Beschlüsse (schriftlich) genehmigen.